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Nociones básicas sobre Excel PDF Imprimir E-mail
Escrito por Administrator   

HOJAS DE CÁLCULO EXCEL

1. EXCEL. Pantalla y símbolos

Excel es un programa de cálculo que permite todo tipo de operaciones matemáticas y gráficos con los datos que se incluyen en sus hojas.

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Aparece esta pantalla:

 

Como ves cada hoja de cálculo presenta una página cuadriculada formada por filas (horizontales) y columnas (verticales). Cada uno de los rectángulos se denomina celda, en cuyo interior se introducen datos. Si la celda presenta un borde más grueso se denomina celda activa, y es sobre la que estamos operando.

Las celdas se identifican con las letras de la columna "B" y el número de la fila "23" y se denomina "B23", apareciendo en el cuadro de nombres.

Sitúate en las celdas B23, W47, AZ5, DF 56 y comprueba como parace el nombre de la celda  en el cuadro de nombres y su valor  en la barra de fórmulas

Sobre la hoja se encuantran varios símbolos que nos permiten:

  • Activar una celda.
  • Seleccionar varias celdas contiguas, separadas (presionando a la vez Control -Crtl-), una columna o una fila. Incluso todo el documento, si llevamos el símbolo encima de la fila 1.

  [Se encuentra sobre la barra de herramientas o de los menús]  Activar botones de la barra de herramientas. Abrir menús. Seleccionar opciones. 

También adopta otras formas sobre el borde de la celda activa, las celdas seleccionadas o entre las letras que marcan las columnas o los números de las filas:

       

Lo vemos en la barra de fórmulas o sobre el cuadro de nombres. Nos posibilita el escribir en esos lugares.

Sobre el punto inferior de la celda activa. Podemos realizar un autollenado de las celdas en fila o columna o separadas (pulsando control).

Entre la línea de separación de las columnas. Pulsando el lado derecho del ratón nos permite variar la anchura de la columna, cuyo valor en pixeles vemos entre paréntesis. Si tenemos seleccionadas varias columnas cambiaremos su anchura en toas y cada una de ellas.

Entre las líneas de separación de las filas. Pulsando el lado derecho del ratón vemos la anchura de la fila, cuyo valor aparece también entre paréntesis. Si tenemos seleccionadas varias filas cambiaremos la anchura en todos ellas a la vez.

Con los dos símbolos anteriores también se pueden ocultar columnas o filas, al clickear sobre el botón derecho del ratón, en el cuadro vemos "ocultar". Ocultará aquellas columnas o filas que tengamos seleccionadas. Con esta nueva imagen al colocarla entre la línea de la fila o la columna nos permitirá mostrar aquellas que tengamos ocultadas.

Actividades:

  • En la celda B5 escribe tu nombra luego arrastra el ratón para copiarlo hasta la celda, primero, B12, y después, F5.
  • Varía la anchura de la columna E situándola en 14,14. Después, selecciona las filas 4, 5, 6 y 8 cambiando su anchura a 19,50 pixeles.
  • Oculta las columnas B, C. Después intenta mostrarlas otra vez.

2.- SELECCIONAR CELDAS

Para seleccionar un grupo de celdas, podemos:

  • Si las celdas están juntas se hace un click sobre la pruimera celda y se arrastra hasta las celdas contiguas, bien en forma de fila, columna o rectangulo.
  • Para seleccionar una fila o columna presionamos sobre el número o la letra. Si son varias columnas o filas se arrastra desde la primera a hasta la última que queramos seleccionar.
  • Para seleccionar columnas, filas o celdas anternativas, presionamos el botón Control -Crtl- y vamos haciendo click sobre las celdas, filas o columnas que deseamos seleccionar.
  • Se puede seleccionar la hoja completa marcaando la casilla encima del número 1, a la izquierda de la letra A.

Practica marcando con el ratón todos los modelos posibles de selección.

3.- INTRODUCIR DATOS

Los datos pueden ser de dos tipos:

  • Constantes: datos numéricos, fechas, texto, ...
  • Fórmulas: son las operaciones matemáticas que actúan sobre distintas celdas

Para escribir un dato primero se activa la celda y ese recuadro y el dato aparecen en el CUADRO DE NOMBRES y BARRA DE FÓRMULAS.

Una vez introducido un dato:

  • Queda aceptado: Pulsando intro /Pasando el ratón a otra celda /Pulsando en la barra de fórmulas V
  • Queda anulado: pulsando ESC/ marcando la X de la barra de herramientos/ o simplemente borrando los datos.

Podemos variar un dato escribiendo sobre la misma celda o en la BARRA DE FÓRMULAS, habiendo marcado, previamente, con el ratón.

4.- COMBNAR CELDAS

Para combinar varias celdas (formar una sola celda) se seleccionan y a continuación se hace cick           sobre el botón de combinar. Se pueden combinar celdas verticales, horizontales o en grupo. Todos los datos que intruduzcas apareceran en el centro de las celdas combinadas.

Sal de la página en que hemos practicado, no la guardes, abre una nueva y escribe los datos que te doy a continuación, dejando una columna libre entre ingresos y gastos.

 

Pero después de completar caes en la cuenta que en diciembre los gastos varios no fueron 36,6, sino 34,2  ; y en marzo los ingresos  varios no eran 15 sino 18.

Guarda la página Archivo/ Guardar como/ ...

5.- AUTOLLENADO DE CELDAS

Recuerda que para rellenar celdas con los mismos datos lo puedes llevar a cabo con el ratón, colocándolo sobre el borde la celda y cuando aparece el signo (+), con el ratón pulsado, rellenas las celdas que quieras con el mismo dato de la primera celda.

Para secuencias numéricas (ejemplo escribir del 1 al 10) el mecanismo es el mismo pero manteniendo pulsada la tecla Control -Ctrl-, o si has escrito una enumeración (ej. 1, 2, 3) las seleccionas y en las celdas que continúes seleccionando aparecerán los números siguientes (4, 5, 6,...).

Para secuencias de textos (ejemplo los meses) , de igual manera se escribe la primera palabra de la serie y se arrastra el botón de relleno en la dirección deseada: horizontal o vertical.

Borra los meses del anterior ejercicio -selecciona todos y teclea SUPR - y vuelve a escribirlos con el autollenado.

Pasa a la segunda hoja - parte inferior izquierda - y practica varias veces: copiando el mismo dato, una serie de números, de texto 8ejemplo días de la semana).

6.- CAMBIOS EN LAS CELDAS. FORMATOS, FILAS COLUMNAS

El programa reconoce gran cantidad de formatos básicos, pero en ocasiones asigna formatos incorrectos a lo que nosotros pretendemos. Ejemplo siqueremos escribir la fracción 7/12 lo transforma en el 07-dic., si queremos escribir en una pirámide población edades de 4-9, lo cambia a 04-sep. Para que Excel reconozca nuestra intención se abre FORMATO/ CELDAS ... o sobre la celda : botón derecho del ratón, FORMATO DE CELDAS; y se abre el mismo cuadro, desde el que podremos asignar la cantidad de decimales (NÚMERO), la moneda, el porcentaje, o la consideración de que esa celda es de TEXTO, lo cual hará que lo escribamos no se altere.

Vuelve a nuestro cuadro del ejercicio anterior en los Gastos - Varios, selecciona todas las celdas, pulsa el botón derecho, formato de celda, número y establece 0 en posiciones decimales. Pulsa intro ¿Qué ocurre?. Vuelve a rehacer una posición decimal.

Ya sabemos cambiar el ancho de la columna y de la fila

  • Colocando el ratón entre las líneas de las letras o de los numeros (punto 1 de este artículo).
  • Barra de herramientas/ FORMATO/ FILA/ alto y Barra de Herramientas/ FORMATO7 COLUMNA/ Ancho.

Volvemos a nuestro ejercicio de ingresos - gastos, seleccionamos las columnas de ingresos y las situamos en 6; mientras que las de gastos en 9,14 .

Después seleccionamos las columnas de ingresos y gastos y a través de la barra de herramientas las situamos en 8,43.

7.- Y ... ¡ POR FIN! ! LAS FÓRMULAS MATEMÁTICAS

Podemos operar de dos formas:

                          1/ Utilizando los signos para operar             

          Así, sobre la BARRA DE FÓRMULAS podemos escribir las operaciones [=A3+A4] [B5*C5] [C6/C7] etc. Estos signos los puedes tener en la barra de herramientas, subelos desde: al final de la barra de herramiientas (Opciones de la barra de herramientas) / Agregar o quitar botones / Personalizar / Insertar y desde ahí tienes todos los signos para colocar en la barra.

 

Vamos a resolver los siguientes problemas con nuestra hoja de cálculo:

  1. Escribe 34, 45, en dos celdas contiguas. Súmalas y divídelas por 4con la barra de fórmulas. Quizás debas escribir la suma entre paréntesis. [(A1+A2)/4].
  2. Resta 3/7-2/8-1/4. A lo mejor debes variar el formato.
  3. Al ir de compras hemos gastado 3,6 en una carpeta, 12 euros en un libro y 0,95 en un bolígrafo. Al ir a pagar nos hacen un descuento del 20 %. ¿Cuánto hemos pagado?

                         2/ Autosuma con este signo, el signo SIGMA:  marcamos la celda donde queremos insetar el resultado. Si es el afinal, vertical u horizontal, de una relación de números, al hacer click sobre SIGMA se autosuman todos. Podemos elegir los números contiguos manteniendo apretado el botón izquierdo del ratón o celdas discontinuas, puldando la tecla Control -Crtl-.

                          3/ Insertar / Función. Pero este es un tema más complicado y no básico. De todas formas ¡RECUERDA! "La mejor forma de aprender es tocando todos los botones, si te confundes Ctrl-z y " volver atrás

Volvemos a nuestro problema de ingresos y gastos, hallando los ingresos y gastos de cada mes y los totales del año, para ello abriremos un nuevo título en columnas: Total Ingresos (recuerda que dajamos una columna)/ Total Gastos y Diferencia.

Ahora supengamos que te has confuncido en un ingreso, en el mes de Enero varios era 40 y no 45, cámbialo y observa como cambían la suma de ingresos por mes, la diferencia con los gastos de enero y los totales del año.

8.- ERRORES

Errores                   Aparece por:

####                     El valor introducido en la celda es muy largo para la anchura o altura de la celda.

#¡VALOR!                Se utiliza una fórmula incorrecta.

#¡DIV/0!                 Una fórmula se divide por 0.

#¿NOMBRE?            No reconoce texto en la fórmula

#N/A                     El valor de una fórmula de una de las celdas no está dipsonible.

#¡REF!                   En una fórmula una refrencia de celda no es válida.

#¡NUM!                 Hay algún problema con algún número en la fórmula.

#¡NULO!               Se especifica una intersección de doa áreas que no se cruzan.